Transaktioner og bogføring

At bogføre betyder at registrere virksomhedens transaktioner på en systematisk måde

Når transaktionen er bogført kan registreringen benyttes til forskellige regnskabsmæssige formål.

Hvad er en transaktion?
Du har bl.a. en transaktion hver gang:

Du køber noget
Du sælger noget
Du betaler en regning for noget du tidligere har købt på kredit
En kunde, der tidligere har fået kredit, betaler sin regning

Det kan umiddelbart virke voldsomt. Men det er som regel blot et spørgsmål om én gang for alle at indarbejde en fast rutine, der sikrer at disse registreringer foretages på den rigtige måde.

Få transaktioner
En typisk enkeltmands-konsulentvirksomhed skriver kun få regninger pr. måned og ofte forholdsvis store regninger. Samtidig vil konsulentvirksomhed kun have et beskedne omkostninger – især målt efter antal transaktioner, men ofte også efter beløb.

Mange transaktioner
En detailhandel, f.eks. en kiosk eller en tøjbutik, vil normalt have så mange transaktioner på salgssiden, at man kun ved hjælp af et kasseapparat har mulighed for at holde styr på dem. Men også på købs- og omkostningssiden vil en sådan virksomhed have betydeligt flere transaktioner end konsulentvirksomheden.

Forskellig organisering
Sammenholder man de to eksempler er det indlysende, at virksomheder har forskellige registreringsbehov.
Mens det i konsulentvirksomheden ofte kan være tilstrækkeligt at gemme bilagene i et ringbind og lade en revisor se på dem med nogle måneders mellemrum, vil dette normalt være helt utilstrækkeligt i selv en lille handelsvirksomhed.

Kontante penge
Vigtigt at forholde sig til er også, om virksomheden arbejder med kontante penge eller ej. Især detailhandlere og restaurationer gør det i sagens natur, mens de fleste andre virksomheder ikke eller kun undtagelsesvis gør.

Erhvervskunder betaler ikke kontant
Man sender erhvervskunder en faktura, som de så typisk betaler via netbank. Dermed har den virksomhed, der ikke har private kunder, normalt heller ikke kontante indbetalinger på salgssiden.

Din virksomhed køber ikke kontant
På købssiden vil man som erhvervskunde overfor sine leverandører betale på en fremsendt faktura via netbank. Så kontanter vil kun forekomme undtagelsesvis i virksomheden, og normalt kun i forbindelse med betaling af tilfældige småomkostninger såsom kaffe, brød og parkeringsudgifter.

Bogføring af transaktioner
Når man skal opbygge et system til at bogføre sine transaktioner, kan man forholde sig til 4 virksomhedstyper:

Konsulentvirksomhed med udelukkende erhvervskunder
Konsulentvirksomhed med private kunder (kontante penge)
Engroshandel og / eller produktion
Detailhandel / restauration (kontante penge)

1) Konsulentvirksomhed med udelukkende erhvervskunder
En konsulentvirksomhed har normalt kun få økonomiske transaktioner målt efter antal, med mindre der er adskillige medarbejdere i virksomheden.
En sådan virksomhed kan bruge virksomhedens bankkonto som registrering af daglige ind- og udbetalinger.

Hvis man så samtidig har samlet sine bilag i datoorden (betalingsdato), så har man reelt styr på sine daglige registreringer. Man behøver som oftest ikke at gøre mere, i relation til de daglige registreringer.

2) Konsulentvirksomhed med private kunder
Til forskel fra konsulentvirksomheden med erhvervskunder må man her forvente, at kunderne i et vist omfang ønsker at betale kontant. Virksomhedens regnskabsrutine skal derfor indrettes til at håndtere dette.

Da der ofte kun er få transaktioner pr. dag, kan det gøres enkelt:

Regninger til private kunder udstedes i nummerorden, og dagens sammentalte og sammenhæftede regninger benyttes som bilag, hvorefter dagens omsætning indbetales på virksomhedens bankkonto.

Hvis man på denne måde sørger for, at dagens kontante omsætning sættes i banken hurtigst muligt, og indtil da holdes adskilt fra andre pengebeholdninger, så har man begrænset besværet omkring kasseregnskabet væsentligt.

Det forudsættes at alle virksomhedens omkostninger på den ene eller den anden måde betales direkte fra virksomhedens bankkonto.

3) Engroshandel og / eller produktion
Denne virksomhedstype typisk have mange transaktioner, og den vil normalt tillige have såvel køb som salg på kredit i væsentligt omfang. Der vil normalt ikke være kontante transaktioner, bortset eventuelt fra småomkostninger.

Her vil det oftest være mest praktisk at benytte et edb-program til udskrivning af fakturaer til virksomhedens kunder.
Virksomhedens omkostninger betales direkte fra dens bankkonto, hvorved den daglige registrering af disse sker automatisk.

Man skal dog i dette tilfælde være opmærksom på, at modsat konsulentvirksomheden vil der typisk være tale om et stort antal transaktioner, hvorfor der må stilles væsentligt større krav til systematikken.

Hvis der er mange transaktioner på en bankkonto, kan det i værste fald minde om et detektivarbejde at finde ud af, hvad transaktionerne hver især dækker over. Det er besværligt og tidkrævende at få bogført transaktionerne rigtigt, hvis der ikke dagligt eller i det mindste ugentligt bliver ryddet op i bilagene.

4) Detailhandel / restauration
Dette er den type virksomhed, der oftest giver anledning til problemer omkring de daglige registreringer. Årsagen er den, at selv den mindste butik eller restauration har et stort antal daglige kontante transaktioner.

Kasseapparat
Hvis ikke der er en registreringsrutine i virksomheden, der dagligt på systematisk vis samler disse transaktioner sammen, går det galt!
Som hovedregel er denne virksomhedstype derfor nødt til at anvende et kasseapparat til at registrere de daglige indtægter. I praksis kan det sjældent lade sig gøre på anden måde.

Salgsindbetalinger
Ved siden af opgaven omkring registrering af de daglige salgsindbetalinger har denne virksomhedstype typisk mange transaktioner på indkøbssiden. Disse betales almindeligvis direkte fra virksomhedens bankkonto. Her adskiller denne virksomhed sig således ikke fra de andre virksomhedstyper, bortset fra at der i nogle detailhandelsvirksomheder kan være rigtig mange transaktioner at holde styr på.

Hvilken type er din egen virksomhed
Prøv at sammenligne disse fire virksomhedstyper med din egen virksomhed. Hvilken ligner du mest? Hvilken registreringsprocedure passer bedst til din virksomhed?

Afprøv gratis et regnskabsprogram

Toke er iværksætteren bag regnskabsprogrammet Billy. Han satte sig for at lave Danmarks nemmeste regnskabssystem.

Han er så stolt af det, at han giver dig en 30 dages gratis prøveperiode - der er ingen binding efter 30 dage.
20.000 virksomheder bruger allerede programmet.

2 minutter og du er i gang
Billy er et et online regnskabsprogram. Når du registrerer dig, får du en kort introduktion, og du er klar til at bruge programmet. Så nemt er det faktisk.
Klik, indtast email og kom i gang

Anbefaling godkendt af Startupsvar.dk

Good judgment comes from experience, and experience comes from bad judgment.
Barry LePatner